ミーティングの設計

ミーティングの設計

こんにちは!こーだいです。今日も元気にしております。

今日はミーティングの設計をテーマに記事を書こうと思います。
頭でも分かっていて、日々意識もしていることなのでメモというか、アウトプット代わりのものになります。

きっかけ

私がミーティングの設計の重要性をはっきりと感じるようになったのは、昨年度のTABIPPOで活動していたときです。

前々からミーティングが大事なのは分かっていましたが、言語化できるレベルでミーティングは『設計』が命だと気づいたのはこのときです。

今回ミーティングの設計をテーマに文章を書こうとしたのは、新しい組織で新たな取り組みが始まりそうだからです。特にオンライン上であれば定期的なミーティングがかなり重要になるので、ミーティングの設計を甘く見てはいけないと思う所存です。

さて今回お伝えしたいミーティング設計のポイントは5つです。
ぜひ、これまでのミーティングを振り返ったり、これからのミーティングを考えながら読んでみてください!

アジェンダを考え尽くす

1つめはこちらです。アジェンダとは議題のことです。
貴重な時間を使ってミーティングをするわけですから、話す議題をはっきりさせておく必要があります。

その際に、議題にすべきものとそうでないものをはっきりさせておく必要があります。参加者全員に共有しておくことや、議論すべきことはアジェンダとして組み込むべきですが、全員の時間を取る必要のない議題も存在します。

ミーティングを設計する人は組織やチームが抱えている課題に対して、適切な議題を組み込むことが求められます。

目的をはっきりさせる

これも根底には「貴重な時間を使ってミーティングをしている」という思考があります。

個人ごとでそのミーティングに対して目的を持つことは大事ですが、それ以上に時間を共有する参加者全員が同じ目的を持っていることは大事だと考えています。
イメージで言うと、参加者全員の目的が違うというのは、マラソン大会でスタートは一緒なのにゴールはバラバラに目指すという感じです。
これでは各個人で考えればいいという話になってしまうので、事前に目指す方向性は統一しておくべきでしょう。

アイスブレイクで場を柔らかく

これはミーティングをするうえで無駄に見えるかもしれませんが実はかなり大事なことだと思っています。特に議論する場合には話の展開がかなり変わってくるのではないかと思います。

アイスブレイクとは緊張を解きほぐすための手法のことで、集まった人を和ませ、コミュニケーションをとりやすい雰囲気を作ることを指します。

人間が自分の意見を言うためには心理的安全性が必要です。恐怖や不安を感じることなく自分の意見が言い合える環境を作らなければいけないということです。

そのためにはアイスブレイクは効果的であるといえます。

例として、最近あった嬉しかったことを共有するとか、画面上でバースデーチェーンのようなものをやってもおもしろいかもしれませんね!

事前にアジェンダを共有する

これは以前もこのブログで紹介したことのある『入社1年目の教科書』にも出ているよう内容です。

本では『7 予習・本番・復習は3対3対3』という見出しです。
要約すると、予習(準備)、本番(会議)、復習(フィードバック)全てが同じ比率で重要であるということです。

理想的な会議は、事前にレジュメや資料を全員に配布し、会議のテーマを共有します、会議の場では、参加者が熟考してきた意見を戦わせ、結論を導きます。事前に結論が出ている場合には、その説明をし、具体的なアクションまで決定することができます。
会議終了後は、決定事項を確認します。何を学び、何を合意したかということを議事録に書き留めるのです。

入社1年目の教科書/岩瀬大輔

以上のように書かれています。

事前に考えて来れるものは事前に考えておき、より有意義なミーティングができるようにします。

根回しを忘れない

最後が「根回し」についてです。
根回しと聞くとあまりいいイメージを持つ人は多くはいないかもしれません。

しかし、ことをスムーズに進めるためには大切なことです。
先ほど紹介した「入社1年目の教科書」にも『仕事は根回し』という項目があるくらいです。話をいただくのであれば事前に依頼しておくとか、議論すべき事項について事前に相談しておくとかしておくと効率的なミーティングが作り出せると思います。

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回紹介した5つの項目全てに共通するのは、「貴重な時間を使ってミーティングをしている」ということ。

事前にミーティングを設計することがミーティングの質につながるのです。

そして最後に。
僕自身もそうですが、このミーティング設計をいきなりできるかというかというと全くそんなことはありません。回数を重ねて徐々に改善することが大切だと思います。

ここまで読んでいただきありがとうございました!